集團企業內部郵件推廣計劃

隨著國內經濟形勢的發展,集團業務也在逐年擴大,人員相應的的也再增加,信息化管理在提升集團科學、規范化管理、整合資源、加強溝通、提高工作效率中的作用日益突顯。

電子郵件的應用在企業信息化建設中是必不可少的。

第一、可以增加企業形象宣傳力度,如果公司日常對外聯系中出現的是類似[email protected][email protected]之類的免費信箱,則會大大降低集團的規模化規范化的企業形象。在企業經營中,都想通過各種方式來宣傳自己的品牌和形象,在數字經濟及Internet日益普及的網絡時代,電子郵件將成為塑造企業CI和進行市場營銷的一把利劍。對于一家注重自身形象的公司而言,應該使用自己專用的電子郵件系統即[email protected]企業域名來統一形象。

第二、Email作為工作的日常工具能為企業快速、高效的進行信息傳遞或數據的交換。在集團目前各地分公司的擴建和人員分布上,地域分布遠,各單位和部門之間橫向和縱向聯系中,這點尤為突出。

第三、在日常的營銷業務往來中,電子郵件也是非常有用的營銷工具。充分巧妙地使用電子郵件,對于集團業務向廣度和深度發展都極為有益。一方面國內上網人數迅猛增多,據CNNIC調查,截止今年7月我國上網用戶人數已達1690萬,用戶擁有E-mail帳號總數為6510萬,用戶平均每周收到18封郵件,發出10封電子郵件。另一方面,中國加入WTO,企業面臨全球化挑戰,通過E-mail企業可以廣泛接觸到全球范圍內的眾多客戶,迅速擴展業務范圍。通過電子郵件可以接觸到盡可能多的潛在客戶。

第四、電子郵件由于方便快捷,可以使雙方的溝通更加直接,可有效降低經營成本,電子郵件與傳統郵件、電話、傳真相比,不僅速度快,而且價格便宜,如果涉及到國際范圍,E-mail的價格優勢更加明顯。電子郵件還具有傳統所沒有的多種附加功能。例如,通過郵件列表,發給上萬人只需一兩分鐘和一兩塊錢;而且,電子郵件圖文并茂,現在又有各種如語音技術等新技術在不斷出現,其內容的豐富性是任何一種傳統手段都無法比擬的。

我們必須要注意到的是在電子郵件給企業帶來種種便利的同時,現在國內外因電子郵件公文的泄密、歸檔郵件可作為法律證據、內部員工有可能利用公司郵箱傳播不利信息、業務往來郵件用個人郵箱聯系公司無法備案備查等問題如果沒有重視起來,也將會是公司發展中的重大隱患。

目前各分公司內部與外部聯系溝通中, 基本是各自為戰,郵件服務器的搭建與應用各不相同,彼此之間的聯系比較松散,沒有形成集中管理充分利用,在公司日常經營和發展中沒有起到應有的保駕護航的作用,反而浪費了人力資源和物力成本,加大了公司的經營成本。

考慮到集團目前各分公司分布比較遠及以后的擴展需要,集團現統一規劃集中管理郵件服務器的應用和管理。在保障各分公司郵箱域名不變的前提下,利用搭建在集團總部的郵件服務器,實現對公業務的所有郵件往來信息順暢到達。

在新搭建的郵件服務器系統中各分公司指定專人只負責本公司內部的郵箱賬戶的添加、刪除、權限管理,從而減輕各分公司網管人員的工作量和任務,而不用負責郵件服務器維護,集團信息中心指定專人負責郵件服務器的維護和管理,這樣更加有效地保障了郵件服務器的安全和穩定。

為了使分公司的郵件專管員配合系統管理員更好的使內部員工有效合理的使用電子郵件,集團郵件服務器系統管理員會對分公司的郵件專管員進行一對一的視頻或遠程培訓。培訓內容包括:用戶管理、用戶組管理、域公告管理、域網絡硬盤管理、域審核、域監控、域過濾、outlook/foxmail設置方法等。分公司的域管理員通過人事及時添加刪除郵件賬號(建議離職員工的郵箱不要立即刪除,改為取消郵箱服務,但是保留一定時間,已被郵件再利用)。各分公司內部人員如果反應郵件使用中有問題,可由集團郵件管理員配合組織人員做郵件使用培訓。

集團設立郵件應用反饋接口,員工在使用郵件過程中出現問題,先找域管理員,由域管理員把詳細情況反映給集團郵件服務器系統管理員,系統管理員會在當天響應并盡快解決問題。(域管理員需要了解到的情況有:收件人和發件人的郵箱賬號、出錯時間,問題說明。)

由系統管理員統一管理郵件備份和郵件歸檔,如因誤刪除郵件或想查詢個人從服務器上已刪除的郵件,將情況反映給系統管理員,由系統管理員負責查找。

為了使集團的信息數據更加安全可靠和高效,對公業務的所有通信往來建議盡量使用電子郵件來傳輸。

附:

企業郵件系統管理規定
總則
  • 第一條:隨著互聯網絡的普及,電子郵件已逐步成為人們進行信息交流和親友感情聯絡的主要工具。為加強企業形象宣傳,提高郵件傳輸的可靠性和安全性,充分利用互聯網提供的便利,提高效率,節省費用,逐步提高公司內部的信息化應用水平,特制定本規定。
  • 第二條:本規定是依據《xxxxxx有限公司計算機信息系統管理條例》而制定。
  • 第三條:本規定所指的企業郵件系統,是指由信息管理部建設并實施管理的xxxx自有的郵件系統,不包括員工使用的各種免費郵箱和其它郵件系統。
  • 第四條:本規定適用于xxxxxx有限公司全體員工。
使用
  • 第五條:公司鼓勵和提倡各部門、各下屬單位及員工采用電子郵件進行內外交流。公司員工或部門以電子郵件對外聯系時必須使用本公司提供的、以公司域名為后綴(如:[email protected])的郵件服務,公司對員工信箱進行統一規劃和管理。在公司畫冊、職員名片及公司其它對外宣傳資料上都統一標注以本公司域名為后綴的郵件地址,不得標注其它的郵箱。
  • 第六條:電子郵件傳送是發信人與收信人之間的信息的傳送。公司尊重用戶個人隱私權,所以,公司不會公開、透露或修改用戶郵箱內的郵件內容,除非在法律許可、要求或用戶違反服務條款的情況下。
  • 第七條:公司各部門、各下屬單位及員工個人根據工作需要,可依照電子郵箱申請流程,申請開通電子郵箱服務。用戶必須完全遵守本郵件管理制度并完成申請注冊程序,才能成為公司郵件系統的用戶,使用公司郵件服務。
  • 第八條:電子郵箱的基本命名規則由信息管理部制定,如有重名等情況,由系統管理員進行相應調整。
  • 第九條:當用戶所在部門、職位發生變化時,由人力資源部提供更新信息給信息管理部進行更改。
  • 第十條:當員工不再為本公司服務,由人力資源部通知信息管理部,將該員工的郵件賬戶刪除;或員工不使用公司提供的郵件服務超過六個月,信息管理部也將用戶的郵件賬戶刪除,包括用戶注冊的個人資料及郵件里所有的電子郵件。公司不對此承擔任何責任,而由此引起的損失及責任由員工自行承擔。
  • 第十一條:員工須定期接收郵件,凡屬公司業務往來的郵件,須回復確認,否則視為未接收郵件,由此造成的損失及責任由員工自行承擔。
  • 第十二條:如因協同工作需要,公司上級可以要求下級郵箱設置自動轉發,或將自己信箱自動轉發他人。
責任
  • 第十三條:員工經申請并獲批準取得公司郵局的郵件賬戶后,自行承擔傳輸內容的法律責任。
  • 第十四條:取得使用權的用戶必須遵循以下主要條款:
      從中國境內向外傳送資料時須符合中國有關法律、法規規定;
      不得泄露公司機密;
      不得使用郵件服務作非法用途;
      核對郵箱的個人資料,如有變動,須及時更新;
      遵守互聯網道德規范;
      若用戶的行為違反有關規定,公司將作出獨立判斷,并有權立即取消該用戶的服務帳號。情況嚴重的,依法追究民事或刑事責任。
  • 第十五條:員工信箱開通后,將得到一個密碼和賬號。用戶應對賬號和密碼安全負全部責任。同時,每個用戶都要對其信箱內的所有郵件、程序負全責。員工須經常改變信箱密碼以防信箱被他人盜用。
  • 第十六條:員工不得自行把自己的賬號提供給他人使用,并承諾負責支付由于用戶違反服務條款引起損失及相關費用,承擔其他人使用用戶的電腦、賬號的情況下而發生的法律和經濟責任。若發現有任何非法使用自己的賬號或存在安全漏洞的情況,應立即通知公司郵件管理系統的維護人員。
附則
  • 第十七條:xxxx企業郵件系統的監督權、管理權和最終解釋權歸公司信息管理部所有,總部各職能部門、大區、分公司、辦事處配合工作。
  • 第十八條:所有發給員工的通告都可通過電子郵件或常規的信件傳送。服務條款的修改、服務變更、或其它重要事項均將以此形式進行。
  • 第十九條:本規定自發布之日起試行。

附件:

xxxx電子郵箱申請流程

一. 總公司

總公司員工申請電子郵箱,在本部門助理處領取并填寫公司標準的《申請報告》,填寫所屬部門、職務、聯系電話等基本信息后,由本部門負責人簽字,將申請報告交到信息管理部部門助理處,辦理有關開通賬號事宜。

二. 分公司

分公司員工申請電子郵箱,由分公司行政人事部門辦理。

分公司員工向分公司行政人事部提出申請,填寫《申請報告》,填寫所屬部門、職務、聯系電話等基本信息后,經分公司負責人簽字確認,傳真或E-MAIL(it***@aaa.com)至總公司信息管理部,賬號開通后,信息管理部將相關信息通知至分公司行政人事部門,分公司行政人事部門再為該員工進行開通事宜。

 

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